1. Klären Sie den Zweck und die Bildsprache
Bevor Sie einen Termin vereinbaren, definieren Sie: Wofür sollen die Bilder verwendet werden? Karriereseite, LinkedIn, Imagebroschüre, Pressemappe oder Geschäftsbericht? Davon hängt die Bildsprache ab – sachlich, freundlich, dynamisch oder klassisch.
Sammeln Sie 3–5 Beispielbilder, die Ihnen gefallen, und teilen Sie diese mit dem Fotografen. So entsteht ein gemeinsames Verständnis – das spart Diskussionen am Shooting-Tag.
2. Wählen Sie die Location bewusst
On-Location-Shootings im echten Arbeitsumfeld wirken authentischer als sterile Studios. Geeignet sind Büros, Besprechungsräume, Produktionshallen, Werkstätten oder Außenbereiche. Achten Sie auf gutes Licht, aufgeräumte Hintergründe und ausreichend Platz für Kamera und Stativ.
Falls Ihr Standort wenig Tageslicht hat, bringen wir mobile Lichtsetups mit – auch das sollte vorher abgesprochen sein.
3. Bereiten Sie Ihr Team vor
Informieren Sie Mitarbeiter mindestens eine Woche vor dem Termin: Wer wird wann fotografiert? Wofür werden die Bilder verwendet? Wie sollte man sich kleiden? Geben Sie eine kurze Outfit-Empfehlung – sie sollte zur Marke passen, aber niemanden zwingen.
Lesen Sie auch unseren Beitrag Outfit für Businessfotos für konkrete Empfehlungen.
4. Planen Sie den Ablauf realistisch
Pro Person rechnen wir mit etwa 10–15 Minuten Shooting-Zeit für ein Einzelportrait, etwas mehr bei Reportage-Situationen. Ein 10-köpfiges Team braucht somit mindestens 3 Stunden inklusive Auf- und Abbau. Bei größeren Gruppen empfiehlt sich ein Halbtages- oder Tagesshooting.
Tipp: Verteilen Sie Termine so, dass nicht alle gleichzeitig warten müssen. Das hält das Team entspannt und produktiv.
5. Klären Sie Bildrechte und DSGVO
Holen Sie schriftliche Einverständnisse aller fotografierten Personen ein – DSGVO-konform. Klären Sie, ob die Bilder intern, extern oder international verwendet werden. Lesen Sie dazu auch Bildrechte & Nutzungsrechte.
📌 Mein Standard bei Bildrechten
Bei Schepers Photography bekommen Sie standardmäßig die vollen Nutzungsrechte an allen gelieferten Bildern – zeitlich unbegrenzt, geografisch unbegrenzt, für alle eigenen Medien (Website, Social Media, Print, Pressearbeit, Karriere, Geschäftsbericht). Ohne Aufpreis, ohne Kleingedrucktes. Eine Ausnahme gilt nur, wenn vor dem Shooting schriftlich etwas anderes vereinbart wird – das kommt sehr selten vor.
Auch eine Urhebernennung ist nicht zwingend. Sie müssen mich also nicht als Fotograf nennen, wenn das nicht zum Layout passt. Meine Erfahrung: Wenn ein Bild gut ist, fragen die Leute von selbst, wer es gemacht hat. Mehr Details zu meiner Lizenzphilosophie finden Sie unter Bildrechte & Nutzungsrechte.
Stimmung am Shooting-Tag — was Sie als HR oder Marketing tun können
Ein gutes Mitarbeiter-Shooting steht und fällt mit der Stimmung. Wenn die Mitarbeitern gestresst, genervt oder unter Zeitdruck zum Foto kommen, sieht man das. Sie können viel dafür tun, dass die Stimmung passt.
Geben Sie die Termine als „lockere Pflichtveranstaltung“ frei – nicht als zusätzliche Arbeit zwischen wichtigen Meetings. Bieten Sie Kaffee, Wasser und vielleicht etwas Süßes im Wartebereich. Wenn das Team schon beim Eintreffen das Gefühl hat, gut aufgehoben zu sein, wirkt das auch im Bild.
Lassen Sie die Mitarbeitern in Ruhe ankommen. 5–10 Minuten Pufferzeit pro Person sind sinnvoll – Outfit checken, Frisur richten, Kaffee trinken. Diese „weichen“ Minuten kosten weniger als später Diskussionen über schlechte Bilder.
Eine kurze, freundliche Begleitperson aus HR oder Marketing am Set hilft enorm. Diese Person weiß, wer kommt, wer noch fehlt, kennt die Namen und kann unauffällig steuern.
Bild-Auswahl: So finden Sie die besten Bilder
Nach dem Shooting bekommen Sie typischerweise eine Vorauswahl von 30–80 Bildern (je nach Umfang). Das klingt viel, ist aber gut bewältigbar, wenn Sie systematisch vorgehen.
Erste Runde: Schauen Sie schnell durch und markieren Sie alles, was offensichtlich nicht funktioniert (geschlossene Augen, unscharfe Aufnahmen, schlechte Pose). Lassen Sie alles Übrige stehen – auch wenn Ihnen ein Bild zunächst „nicht ganz“ gefällt.
Zweite Runde: Vergleichen Sie ähnliche Bilder paarweise. Welches wirkt offener? Welches passt besser zur Marke? Welches funktioniert auf Web AND Print?
Dritte Runde: Lassen Sie die Auswahl 1–2 Tage liegen, dann nochmal schauen. Bilder, die nach 2 Tagen immer noch überzeugen, sind die Gewinner.
Nach dem Shooting: Bilder integrieren
Das beste Shooting bringt nichts, wenn die Bilder dann in einem Ordner liegen und nie verwendet werden. Planen Sie nach dem Shooting eine Phase ein, in der Sie die Bilder aktiv ausrollen: Karriereseite aktualisieren, LinkedIn-Profile aller Mitarbeitern anpassen (mit deren Zustimmung), Imagebroschüre überarbeiten, Pressemitteilung mit neuen Bildern verschicken.
Lesen Sie auch unseren Beitrag zu Bildoptimierung fürs Web, damit die Bilder schnell laden und gut ranken.
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