Auf einen Blick
Die Kurzfassung in vier Sätzen
Das Wichtigste zur Eventfotografie
Wenn Sie nur 30 Sekunden Zeit haben.
1
Der Zweck bestimmt die Bilder
Pressemeldung, Social Media, Mitarbeitermagazin oder Kundenbindung – jede Verwendung braucht andere Motive. Wer das vorher sagt, bekommt es.
2
Die guten Bilder entstehen zwischen den Programmpunkten
Die Rede wird fotografiert, klar. Aber die Bilder, die ein Jahr lang genutzt werden, zeigen Menschen im Gespräch – beim Empfang, in der Pause, am Stehtisch.
3
Leise, ohne Blitz, ohne Regie
Ein Eventfotograf unterbricht nichts. Lichtstarke Objektive statt Blitz im Vortrag, kurze Absprache statt Aufstellen – die Gäste merken kaum, dass fotografiert wird.
4
Presse-Auswahl am selben Tag
Zehn bis zwanzig Bilder für Presse und Social Media noch am Abend, die komplette Auswahl in der Regel innerhalb von fünf Werktagen – oder live auf den Server, Sekunden nach dem Auslösen.
Ein Firmenevent kostet Monate Vorbereitung und ist nach fünf Stunden vorbei. Was bleibt, sind die Bilder – und die entscheiden darüber, ob der Abend in der Pressemitteilung, auf LinkedIn und im nächsten Geschäftsbericht stattfindet oder nur in der Erinnerung der Anwesenden. Trotzdem wird der Fotograf oft als Letztes gebucht, manchmal zwei Tage vorher, mit dem Briefing „einfach ein paar schöne Bilder“.
Das geht besser, und es ist nicht kompliziert. Drei Fragen vorab ersetzen das halbe Briefing:
Wofür sind die Bilder?
Presse braucht Querformat mit Handlung, LinkedIn Hochformat mit Gesichtern, das Mitarbeitermagazin Stimmung. Alle drei sind möglich – wenn wir es wissen.
Wer muss aufs Bild?
Geschäftsführung mit Ehrengast, Jubilare, Preisträger, der Sponsor – eine Liste mit Namen und Uhrzeiten. Wer sie nicht hat, sucht um 22 Uhr den Landrat.
Wann ist der Moment?
Scheckübergabe, Anschnitt, Enthüllung, Gruppenbild – die zwei bis drei Momente, die es kein zweites Mal gibt. Dafür stehen wir vorher am richtigen Platz.
Ablauf
Wo an einem Firmenevent die Bilder entstehen
Die meisten Kunden buchen den Fotografen „für die Veranstaltung“ – gemeint ist die Zeit zwischen Begrüßung und Ende des offiziellen Teils. Die besten Bilder entstehen aber vorher und dazwischen: bei der Ankunft, im Empfang, in der Pause, beim Aufbruch. Ein Tag hat fünf Phasen, und jede liefert etwas anderes.
Praxis: Buchen Sie den Fotografen ab einer Stunde vor dem Einlass. Die leere Location mit fertiger Dekoration gibt es nur einmal – und der Caterer, der Dekorateur und die Agentur wollen genau diese Bilder für ihre Referenzen.
Bildmix
Der Bildmix: was eine gute Event-Lieferung enthält
„Ein paar schöne Bilder“ ist kein Briefing, aber „200 Bilder“ ist auch keins. Was zählt, ist die Mischung. Eine Lieferung, die nur aus Rednern am Pult besteht, ist nach der Pressemeldung verbraucht; eine, die nur Stimmung zeigt, taugt nicht für die Presse. Diese Verteilung hat sich über hunderte Veranstaltungen als brauchbar erwiesen:
Faustregel: Ein Drittel der Bilder muss ohne Bildunterschrift funktionieren, ein Drittel muss die Verantwortlichen zeigen, das letzte Drittel erzählt, wie es war. Wer nur eines davon liefert, liefert ein Protokoll, keine Reportage.
Eventtypen
Jubiläum, Messe, Tagung, Pressetermin: was jeweils zählt
Eventfotografie ist kein einheitliches Fach. Eine Messe wird über drei Tage in kurzen Blöcken fotografiert, ein Jubiläum an einem Abend am Stück, eine Pressekonferenz in zwanzig Minuten, in denen alles sitzen muss. Die Übersicht zeigt, worauf wir bei welchem Format achten – und ob ein Halbtag reicht.
| Eventtyp | Halbtag reicht | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Firmenjubiläum, Sommerfest100 bis 500 Gäste, Abend | Nein | Fünf bis acht Stunden am Stück. Gruppenbilder mit Jubilaren früh einplanen, solange alle noch frisch und die Krawatten gerade sind. |
| Messeauftrittein bis drei Tage, Standfotografie | Ja | Der Stand leer vor Hallenöffnung, dann Blöcke zu den Stoßzeiten. Bilder gehen noch am selben Tag an Vertrieb und Social Media. |
| Tagung, Kongress, WirtschaftsforumSaal, Bühne, Panels | Jein | Ohne Blitz im Vortrag, alle Redner in gleicher Qualität, Publikum mit Aufmerksamkeit. Namensliste der Referenten zwingend. |
| Pressekonferenz, Politikbesuch20 bis 90 Minuten | Ja | Der eine Moment: Handschlag, Rundgang, Übergabe. Presse-Auswahl innerhalb einer Stunde, sonst ist die Meldung ohne Bild draußen. |
| Preisverleihung, EhrungBühne plus Gruppen | Ja | Jeder Preisträger einzeln und mit Laudator – im gleichen Setup, damit die Reihe auf der Website zusammenpasst. |
| Tag der offenen Tür, MitarbeiterfestFamilien, Kinder, Gelände | Jein | Kinder nur mit Einwilligung der Eltern, Fotozone einrichten, Hinweisschilder am Eingang. Stimmung schlägt Protokoll. |
| Interner Workshop, Kick-offKonferenzraum, 10 bis 40 Personen | Ja | Zwei bis drei Stunden reichen: Arbeitssituationen, Flipchart, Gruppenbild. Ideal fürs Intranet und die Karriereseite. |
Arbeitsweise
Warum wir im Vortrag nicht blitzen – und wann doch
Der Unterschied zwischen einem Eventfotografen und einem Gast mit guter Kamera ist nicht die Kamera. Es ist die Frage, ob die Gäste den Fotografen bemerken. Ein Blitz im abgedunkelten Saal unterbricht jede Rede, jedes Gespräch und jede Stimmung – und erzeugt Bilder, auf denen alle aussehen wie bei einer Verkehrskontrolle.
Und die Gruppenbilder? Für gestellte Gruppen bauen wir an einer Stelle mobiles Licht auf – ein Setup, das in zwei Minuten steht und bei allen Gruppen gleich bleibt. Dort wird geblitzt, sonst nirgends.
Lieferung: was Sie wann bekommen
| Was | Wann | Wofür |
|---|---|---|
| Live-Bilder per Funkstreckeauf unseren Kundenserver oder einen Server Ihrer Wahl | sofort | Social-Media-Posts während der Veranstaltung, Bildschirme im Saal, die Agentur, die am Abend schon textet. |
| Presse-Auswahl10 bis 20 Bilder, bearbeitet | am selben Tag | Pressemitteilung, LinkedIn, Website-News. Auf Wunsch mit vorbereiteten Bildunterschriften und Namen. |
| Komplette Auswahlbearbeitet, sortiert nach Phase | ca. 5 Werktage | Mitarbeitermagazin, Geschäftsbericht, Archiv, Einladung fürs nächste Jahr. Lieferung über unseren Kundenserver. |
| Einzelbilder für GästeGruppen, Porträts an der Fotozone | nach Absprache | Download-Link für Gäste oder Sponsoren – ein Dankeschön, das länger wirkt als die Tischkarte. |
Datenschutz
Fotografieren auf Veranstaltungen: was Sie den Gästen sagen müssen
Bei 150 Gästen holt niemand 150 Unterschriften ein. Trotzdem sind Gäste identifizierbare Personen, und die Bilder gehen später auf die Website. Rechtsgrundlage ist bei Veranstaltungsbildern in der Regel das berechtigte Interesse des Veranstalters, nicht die Einwilligung jedes Gastes – vorausgesetzt, die Gäste wissen Bescheid und können widersprechen. Die Praxis hat sich auf drei Bausteine eingespielt, die Datenschutzbeauftragte üblicherweise akzeptieren:
Hinweis in der Einladung
Ein Satz: Auf der Veranstaltung wird fotografiert, die Bilder werden für Presse, Website und Social Media verwendet, Ansprechpartner für Fragen ist … Damit ist der erste Teil der Informationspflicht erledigt, bevor jemand kommt; die vollständigen Datenschutzhinweise verlinken Sie in der Einladung.
Schild am Eingang
Gut sichtbar, gleicher Text, plus der Hinweis, wie man sich abmelden kann – ein farbiges Namensschild oder ein Wort an den Fotografen –, und ein QR-Code zu den vollständigen Datenschutzhinweisen. Wir stellen die Vorlage.
Einwilligung für Porträts
Wer einzeln oder als Preisträger gezeigt wird, unterschreibt kurz – am Set, auf einem Blatt, das wir mitbringen. Bei Kindern die Eltern. Ohne Unterschrift kein Einzelbild auf der Website.
Wer sich abmeldet, ist für uns am farbigen Namensschild erkennbar und wird nicht fotografiert – und wenn eine so gekennzeichnete Person doch im Hintergrund auftaucht, sortieren wir das Bild aus, bevor es geliefert wird. Das ist einfacher als jede nachträgliche Retusche. Für Mitarbeitende, die auf dem Event gezeigt werden, gelten die Regeln aus dem Beitrag Mitarbeiterfotos und DSGVO.
Vorbereitung
Der Fahrplan für die vier Wochen davor
Die meisten Event-Bilder, die nicht funktionieren, scheitern nicht an der Kamera, sondern daran, dass niemand wusste, wann der Ehrengast kommt. Dieser Ablauf hat sich bei uns über viele Veranstaltungen eingespielt:
Mitbringen müssen Sie: nichts. Ablaufplan und Namensliste reichen. Alles andere – Licht, Hintergrund, Funkstrecke, Datenschutzschild – ist unsere Aufgabe.
Wie ein Briefing aussieht, das uns wirklich hilft, steht im Beitrag Briefing für Ihr Fotoshooting; was wir unter Reportage verstehen, im Leitfaden Fotoreportage.
Häufige Fragen
Fragen, die uns vor jeder Veranstaltung gestellt werden
Das hängt an der Dauer vor Ort, der Anfahrt und dem Umfang der Bearbeitung – nicht an der Bildanzahl. Ein Halbtag mit rund vier Stunden deckt Pressetermine, Workshops und Messeblöcke ab; ein Jubiläum oder Sommerfest braucht einen ganzen Abend. Sie bekommen ein individuelles Angebot ohne Pauschalen – die Faktoren stehen unter Was kostet ein Businessfotograf.
Bei einem Abend mit 150 Gästen üblicherweise 150 bis 250 ausgewählte, bearbeitete Bilder – sortiert nach Phase, in Web- und Druckauflösung. Wir liefern in der Regel keine Rohdaten und keine 1.500 Dateien, aus denen Sie selbst aussuchen müssen. Die Auswahl ist Teil der Arbeit.
Eine Presse-Auswahl mit 10 bis 20 Bildern noch am selben Tag, die komplette Auswahl in der Regel innerhalb von fünf Werktagen über unseren Kundenserver. Wer Bilder während der Veranstaltung braucht – für Social Media oder Bildschirme im Saal –, bekommt sie per Funkstrecke Sekunden nach dem Auslösen auf den eigenen Server.
Bis etwa 300 Gäste an einem Ort reicht in der Regel einer. Zwei werden sinnvoll, wenn parallel etwas passiert – Bühne und Fotozone gleichzeitig, mehrere Hallen, Programm drinnen und draußen – oder wenn Sie Foto und Video am selben Abend brauchen.
Nicht jeden einzeln. Ein Hinweis in der Einladung, ein Schild am Eingang mit der Möglichkeit, sich abzumelden, und eine kurze Einwilligung für alle, die einzeln gezeigt werden – Preisträger, Porträts, Kinder. Diese drei Bausteine akzeptieren Datenschutzbeauftragte üblicherweise; wir bringen die Vorlagen mit.
An die Presse ja – das ist ausdrücklich Teil der Nutzungsrechte, die Sie bei uns bekommen. Sponsoren und Partner sind Dritte – ihre Nutzung klären wir vorab in einer Zeile, meist unkompliziert. Und die abgebildeten Personen müssen dieser Verwendung zugestimmt haben. Details unter Bildrechte & Nutzungsrechte.
Ja, das ist der Normalfall bei Events. Wir arbeiten mit lichtstarken Objektiven und geräuschlosem Verschluss, ohne Blitz im Vortrag und im Gespräch. Geblitzt wird nur an der Gruppenbild-Ecke mit mobilem Licht – und draußen bei Nacht, wenn es nicht anders geht.
Ja. Der Schwerpunkt liegt in der Pfalz und im Rhein-Neckar-Raum – Ludwigshafen, Mannheim, Speyer, Heidelberg, Karlsruhe –, wir fotografieren aber regelmäßig bundesweit, etwa in Berlin oder Dresden. Anfahrt und Übernachtung stehen transparent im Angebot.
Zum Schluss
Bildrechte, Beratung, Termin
Mein Standard bei den Bildrechten
Ohne Aufpreis, ohne Kleingedrucktes.
Bei Schepers Photography bekommen Sie standardmäßig die vollen Nutzungsrechte an allen gelieferten Bildern – zeitlich und geografisch unbegrenzt, für alle eigenen Medien: Website, Social Media, Print, Pressearbeit, Karriereseite, Geschäftsbericht. Eine Ausnahme gilt nur, wenn vor dem Shooting schriftlich etwas anderes vereinbart wird – das kommt sehr selten vor.
Auch eine Urhebernennung ist nicht zwingend. Sie müssen mich also nicht als Fotograf nennen, wenn das nicht ins Layout passt. Meine Erfahrung: Wenn ein Bild gut ist, fragen die Leute von selbst, wer es gemacht hat. Details unter Bildrechte & Nutzungsrechte.
Weiterlesen
- Fotoreportage – Bilder, die entstehen, während etwas passiert
- Fotodokumentation Wirtschaftsforum – ein Tagungsabend als Beispiel
- Messefotografie Karlsruhe – ein Messestand vor und während der Öffnung
- Briefing für Ihr Fotoshooting – was wir vorab wissen sollten
- Mitarbeiterfotos: Ideen – Konzepte für Teamseite, Fotowand und Karriereseite
Ein Event in Planung? Fragen Sie einfach.
Wenn Sie ein Jubiläum, eine Messe, eine Tagung oder einen Pressetermin vorbereiten, schauen wir vorab gemeinsam auf Ablauf, Zweck und die Momente, die es nur einmal gibt – kurzes Telefonat, konkrete Empfehlung, keine Verpflichtung.